(Imagem Unsplash)
Eduardo Magalhães, Head de Product Operations na RD Station e um dos Community Managers da Product Operations Brasil, foi convidado para palestrar no Product Ops Summit 2023 de Nova York - evento promovido pela Product Led Alliance - e veio compartilhar com a Comunidade Brasileira de Product Ops suas impressões e aprendizados vivenciados durante o evento.
Neste artigo vamos mostrar um compilado das principais palestras e conteúdos interessantes selecionados pelo Eduardo e, ao final, mostraremos os destaques da área de Product Operations da RD Station apresentados no evento.
E vamos às palestras do primeiro dia do Product Ops Summit 2023:
Greg Bayer, Ex-Head of Product Operations na Thomson Reuters e Atual Consultor
Palestra: Melhoria contínua e rápida iteração: Como Product Ops facilita o sucesso dos times de Produto
Bayer pontua a importância da eficiência operacional através da melhoria contínua, métodos e frameworks. Entende que a inovação deve acontecer de forma contínua através de iterações rápidas. E, ainda, trouxe à tona a importância da simplicidade: traduzir histórias complexas em narrativas mais simples que conversem com os objetivos de negócio da companhia.
De acordo com Bayer, a redução dessa complexidade vem através das seguintes perguntas:
(a) O que completamos?;
(b)O que aprendemos?;
(c) Quais os trade-offs?;
(d) Como vamos seguir para atingir os resultados?.
Bayer cita que a complexidade também passa por atividades operacionais do dia a dia, tais como redução do número de reuniões, padronização e concentração das informações em um único local, empoderamento dos times de produto através da construção de confiança entre as áreas e, por fim, capacitação dos times para atingir resultados.
2. Chris Oster, Diretor de Product Ops na JOKR
Palestra: Product Ops não convencional: Como as operações de produtos podem revelar valor comercial fora da função de Produto
Oster veio com uma mentalidade não convencional dizendo que não acha interessante a utilização de métodos tradicionais e de frameworks.
Descreveu os papéis do time de Prod Ops de uma forma diferente:
(a) Professor - desenvolve habilidades das pessoas de produtos,
(b) Zelador - garante que o time seja produtivo,
(c) Bombeiro - apaga incêndios do dia a dia,
(d) Guarda de Trânsito - direciona o time de produto para a estratégia correta
(e) Construtor - constroem experimentos de novas verticais de negócios.
Oster entende que Prod Ops conecta produtos com negócios e faz alusão a rainha do jogo de xadrez, a qual se move por todas as partes da companhia.
Ainda, Oster cita os movimentos que o time de Prod Ops pode fazer, como combinar talentos para turbinar implantações complexas, guiar os times para transformações complexas e, por fim, experimentar novas verticais de negócios.
3. Chris Butler, Lead Product Manager na Google
Palestra: Decidindo como decidir: Permitindo boas decisões para suas equipes por meio de restrições inteligentes
Butler fez provocações importantes sobre otimização de tempo, complexidade e tomada de decisão. Ele explica que utilizou uma funcionalidade existente no Gmail que demonstra a quantidade de horas utilizadas em cada reunião, conforme imagem abaixo:
(Imagem Google Workspace Updates)
A partir daí puderam mensurar quantas horas são gastas por reunião e o custo de cada agenda dado os participantes que nela estavam. Com esses dados em mãos, percebeu-se um “ciclo vicioso” no qual as pessoas da companhia se queixavam de não terem tempo para tomar decisões, ao mesmo tempo em que se gastava muito tempo para tomada de decisões importantes, como demonstrado na figura abaixo:
(Parte da apresentação utilizada pelo Eduardo)
Butler traz o conceito de que decisões não são necessariamente reuniões, fazendo alusão a otimização de tempo relacionada ao trabalho assíncrono e diz, ainda, que a Gestão de Tempo não é sobre o tempo gasto em reuniões e sim sobre decisões a serem tomadas.
Apresentou também 07 passos para tomadas de decisões efetivas, conforme segue (tradução livre de Eduardo):
Identifique a decisão
Recolher informação - Entender a percepção dos stakeholders envolvidos no tema
Identificar alternativas - Convergir algumas alternativas de acordo com a informação recolhida
Pesar evidências - Entender o “peso” das informações recolhidas
Escolher entre as alternativas - Os passos 3 e 4 são essenciais nessa etapa
Tomar uma ação - Estabelecer quem é a pessoa tomadora de decisão ou grupo de tomadores de decisão
Revisar a decisão
Em complemento aos 07 passos para tomada de decisão, Butler apresenta uma timeline para que essas decisões sejam seguras, conforme figura abaixo:
(Parte da apresentação utilizada pelo Eduardo)
Em seguida, Butler apresenta os padrões que temos nas tomadas de decisão do dia a dia, conforme segue (tradução livre de Eduardo):
(Parte da apresentação utilizada pelo Eduardo)
Ainda, segundo Butler a tomada de decisão é algo emocional e que por isso devem ser envolvidas pessoas com pensamentos divergentes para evitar o viés do ponto cego. Ele pontua que a diversidade de pensamentos constrói soluções mais ricas.
Butler entende que os processos apresentados geraram resultados positivos para o Google, tais como: menos pessoas participando das tomadas de decisão; menos tempo para decidir algo e menos escala para tomada de decisão. Por fim, concluiu: “Se você está constantemente escalando uma tomada de decisão, é hora de refletir sobre o seu processo."
Encerra-se, assim, o primeiro dia de evento.
A abertura do segundo dia de evento foi realizada pela Diana Soler, Product Operations Leader na Assent.
Foi feito um aquecimento antes do início das palestras no qual foi realizado uma pesquisa com as pessoas presentes no dia sobre o consumo de podcasts, newsletters e ferramentas de analytics e produtividade. Abaixo o resultado da pesquisa:
(Parte da apresentação utilizada pelo Eduardo)
Eduardo destacou o uso do Airtable como ferramenta de gestão de roadmap muito utilizada fora do Brasil (para quem não conhece seria o mesmo que utilizar o Jira como ferramenta de gestão de roadmap mas com uma usabilidade mais amigável). Também foi realçado o podcast
Master of Scale, pertencente a Reid Hoffman que é um dos fundadores do LinkedIn.
E vamos às palestras do segundo dia de evento:
4. Yarden Karni, Product Operations Team Lead na Uber
Palestra: Construindo globalmente, lançando localmente: obtendo alinhamento entre regiões e equipes
Karni iniciou a apresentação dizendo que a área de Prod Ops na Uber é dividida por 3 pilares: Reunir Insights; Lançar e Monitorar; Alinhamento Estratégico.
A área de Prod Ops da Uber também está à frente do planejamento estratégico de produtos, igualmente dividido em 03 partes: Coleta de insights e identificação de problemas; Definem e garantem que os OKRs dos times estão na mesma direção; Informam avanços de roadmaps, comunicando riscos e absorvendo feedbacks.
Karni também mostrou como a Uber garante esses alinhamentos e listou as cerimônias utilizadas para tal: Reuniões semanais, Reuniões mensais 1:1, MBRs (Reuniões de fechamento mensal da performance do negócio - Monthly Business Review), Comitês de Liderança, Newsletters e All-hands.
Sobre a cultura, Karni ressaltou que é importante que os colaboradores sejam responsivos, ou seja, respostas rápidas e transparentes mesmo que a resposta não seja o que a pessoa interlocutora deseja ouvir.
E, para finalizar, Karni comentou que a simplicidade ao escolher a ferramenta a ser utilizada no dia a dia pode ajudar na produtividade e nos resultados dos times de produto.
5. Clare Hawthorne, Diretora de Product Operations da Oscar Health
Palestra: Criando o scorecard de Product Ops
Hawthorne criou uma espécie de Scorecard que trabalha com métricas de fluxo que focam na produtividade dos times de produto.
Foi feita na empresa uma rápida enquete sobre a maturidade dos times em relação às métricas de produtividade. O resultado obtido demonstra que a maioria das pessoas não tinham conhecimento dessas métricas e que também não sabiam como deveriam fazer para entender como seus times trabalhavam. O cenário atual da empresa é complexo, composta por mais de 40 times de produtos.
Hawthorne descreve o processo de criação do scorecard em 04 passos, conforme mostrado na imagem abaixo (tradução livre de Eduardo):
(Parte da apresentação utilizada pelo Eduardo)
É interessante que Hawthorne fecha a palestra enfatizando que é muito importante focar no processo e não na perfeição, concluindo que eventualmente os times podem não olhar para apenas as métricas principais do produto, podem e devem avaliar também as métricas de produtividade para ter a sensação de que o time está progredindo.
6. Painel: Uso efetivo de ferramentas para otimizar o desenvolvimento de produto
Participantes: Clay Dandeneau - Product Operations na Lyft; Wissal Lahjouji - Diretora de Product Operations na DataDog; Lindsey Bell - Head Product Operations na Rapid.
O painel se inicia com a análise da palavra “Ferramenta” dizendo que é interessante pois as pessoas não querem ser forçadas a usá-la.
É como acontece com o Jira: se critica muito sua usabilidade, entretanto, as informações geradas dentro da ferramenta são muito relevantes.
Sobre ferramentas utilizadas para gestão de roadmaps, o Google Sheets e o Airtable foram evidenciados por boa parte das pessoas presentes no painel.
As pessoas integrantes do painel foram questionadas sobre quando é válido começar a investir em uma ferramenta de mercado mais robusta. A resposta dada por elas pontua que quando existem muitas versões de um mesmo documento é hora de investir em uma nova ferramenta. Por exemplo, quando se tem muitas versões do mesmo roadmap no Google Sheets.
As pessoas painelistas também comentaram que investem muito em treinamento para que os times utilizem as ferramentas adquiridas, coletando feedback para entender como está sua utilização. Disseram, ainda, que entendem quais são as principais fraquezas dos times de produto e tentam escolher qual a melhor ferramenta que se encaixa nesse cenário para, assim, fortalecê-los.
Por fim, concluíram que em companhias mais complexas existe o problema de adquirir muitas ferramentas com a mesma utilidade fazendo com que os colaboradores não as utilizem da forma como deveriam, não sendo comum o consenso para decidir sobre qual ferramenta oferece o melhor resultado.
7. Sandra Ma, Diretora de Product Operations na Ocrolus
Palestra: Comunicação eficaz: impulsione os resultados do produto mais rapidamente
Sandra Ma iniciou a palestra citando casos que vivemos bastante no dia a dia, de acordo com Eduardo: muitas threads de e-mail, muitas mensagens no Slack, várias reuniões sem objetivo claro e etc.
Ela explicou que existe um processo de pensamento de comunicação que nos faz refletir qual seria a intenção da comunicação, porque é importante e qual seria a melhor maneira de iniciar uma comunicação. Ela divide a comunicação em dois tópicos:
Verbal: linguagem do corpo, interpretar o que o interlocutor quer dizer e estar presente.
Não-Verbal: entender como é percebida a emoção do interlocutor e não julgar a forma como a mensagem chega até você.
Sandra Ma, listou ainda algumas dicas para evitar problemas:
Criou o acrônimo WAIT (Why Am I Talking?) para fazer com que a pessoa reflita o motivo do porque ela está fazendo aquela comunicação.
Conhecer audiência e stakeholders para que a comunicação seja clara para o público que a pessoa comunicadora está falando.
Minimizar jargões para que a comunicação fique mais simples e acessível para todos
Evitar o multi-tasking
CTA (Call to Action) claro e acionável da conversa em que a pessoa está participando.
A palestra é finalizada concluindo que a simplicidade deve permanecer na comunicação.
8. Shashank Bharath, Product Operations Manager na Pinterest
Palestra: Do lançamento a desativação - a jornada de operação do produto
Bharath inicia a palestra falando sobre a desativação de produtos (processo também conhecido como sunset). Ele enfatiza que se deve entender com clareza os motivos da desativação do produto para desenhar uma estratégia para tal, considerando o mapeamento dos principais tomadores de decisão nesse processo.
Bharath comenta que é necessário ter muita empatia com a pessoa usuária daquele produto destacando a importância dela para a plataforma e utilizando incentivos para manter o seu interesse no produto.
Bahrath finaliza a palestra enfatizando a importância da identificação de métricas que irão ajudar a monitorar o sucesso da desativação do produto.
Destaques da apresentação sobre a RD Station
Eduardo nos mostrou os principais destaques de sua apresentação bem como o que mais chamou a atenção das pessoas que a assistiram.
Ao descrever o que é a RD Station, Eduardo pontuou que os espectadores ficaram impressionados com a velocidade de expansão da RD Station no mercado em que atua, com sua grande base de clientes, com os produtos ofertados pela empresa e, em especial, com o RD Summit.
Como destaque de ferramentas utilizadas pela empresa foram apresentadas:
Árvore de Métricas: Ajuda a entender as métricas que estão relacionadas, as que impactam umas às outras e como chegar até os Unit Economics da companhia. Abaixo uma imagem com a estrutura da árvore:
(Parte da apresentação utilizada pelo Eduardo)
Framework do Tim Herbig: Separa os indicadores em duas categorias, Lead e Lag, que ajudam a companhia a identificar se os objetivos estratégicos estão sendo atingidos. Abaixo uma imagem da ferramenta:
(Parte da apresentação utilizada pelo Eduardo)
Planejamento estratégico anual das áreas de Engenharia e Produtos: Ferramenta utilizada para resolver a dor de comunicação entre estas áreas e Negócios. Atualmente este planejamento está mais fluido e com bons resultados pois são seguidas as etapas abaixo:
(Parte da apresentação utilizada pelo Eduardo)
Eduardo também comentou sobre o ganho de produtividade dos times de produtos da companhia. O cenário inicial se dá com iniciativas estruturantes e iterações menos frequentes para as pessoas usuárias. Atualmente, a RD possui iniciativas com níveis de investimento menores e maior volume de liberação de funcionalidades para as pessoas usuárias em menor tempo.
Por fim, Eduardo apresentou a iniciativa de Enablement que seria o desenvolvimento das habilidades das pessoas de produto. São feitas análises das suas habilidades para identificar quais são as lacunas de conhecimento que causam impacto nos resultados da área. Com esse mapeamento finalizado são criadas jornadas de aprendizagem, que auxiliam as pessoas a atingirem seus objetivos além de causarem efeitos positivos nos indicadores de negócio.
Consolidando o conhecimento
Após entender como Prod Ops está estruturado pelo mundo através das diversas empresas que participaram do evento, conseguimos identificar que as ações são tomadas de acordo com o contexto de cada companhia e convergem para um único objetivo comum: Como o produto contribui mais para causar impactos positivos no negócio.
As palestras passaram por diversos temas como alinhamentos estratégicos, comunicação, melhoria de processos, utilização de ferramentas (ou não, de acordo com Oster), métricas que direcionam as ações da companhia e, por fim mas não menos importante, a preocupação com a produtividade interna dos times de produto.
Temas muito relevantes e provocativos que desafiam o status quo das organizações e nos fazem refletir como podemos melhor servir e atender tanto as áreas internas como as pessoas usuárias.
Prod Ops está em plena ascensão no mundo e cada vez mais as empresas estão entendendo que necessitam de um time específico para olhar para a operação de seus produtos e garantir o alinhamento com a estratégia e resultados das companhias.
O que será que vem pela frente?