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Desafios na implantação de Prod Ops

Atualizado: 1 de set. de 2021




Em mais um encontro enriquecedor da nossa comunidade de Product Ops, no dia 18 de agosto de 2021.

Contamos com a presença dos ilustres “Dudu” Magalhães Group Product Manager da RD Station e Flávio Oliveira Product Operations Manager na Delivery Much Brasil.

Tivemos a oportunidade de ouvir as explicações sobre os principais desafios enfrentados atualmente na implantação de Product Operations ("Prod Ops") em suas respectivas empresas.


Atualmente, Dudu está com a responsabilidade da estruturação na área de Product Ops, suportando as disciplinas de produto e engenharia. Ressaltando que isso é muito incipiente, está há algumas semanas trabalhando com isso, e lançando um total interesse em adquirir feedbacks e trocas de informações com outras pessoas de Product Ops, para auxiliá-lo nessa jornada de novos desafios.


Para abranger melhor a compreensão dentro da rotina de trabalho. Flávio vem da área de operações onde tinha trabalhando há cerca de dez anos e atualmente está cuidando da área de Product Ops na Delivery Much.

Como podemos observar, há profissionais atuantes em outras áreas que estão migrando para essa parte e não são da mesma . Dudu vindo da área de Produto e Flávio da área de operações.


Como está a implementação de Product Ops na RD Station?

A RD Station ainda anda nos primeiros passos, como citado anteriormente. Em algumas semanas trabalhando com isso levantaram muitos pontos interessantes para serem analisados, estruturados e implementados. E para isso enfrentaram uma nova série de novos desafios, com isso foi criada uma área de Ops suportando as disciplinas de produto e engenharia.

Foi abordado no cenário atual, que existe uma certa dificuldade em coletar dados de negócio e produto, que auxiliem a todos, a tomarem decisões mais confiáveis, permitindo que o time possa mensurar e gerar acionáveis pontos sobre os aprendizados, as ações na organização levam um tempo maior do que o que poderia alcançar, existem diversos obstáculos na comunicação da estratégia da companhia com a área de Produto e Engenharia, deixando algumas lacunas de entendimento sobre onde eles querem chegar.


Um dos desafios que podemos observar também, seriam que as ferramentas, processos e documentações são inconsistentes causando um impacto direto na produtividade e eficiência das tribos e squads, trazendo um gap de tempo para a tomada de decisões rápidas.

Outro ponto abordado é a existência de diversas barreiras para contratação de pessoas PMs, designers e desenvolvedores, uma forma utilizada pela empresa, é a recolocação profissional interna, onde pessoas de outras áreas, são alocadas em novas funções, para poder auxiliar na criação desta área. Pois além de fomentar o crescimento da carreira, é muito mais fácil ter uma equipe alinhada com a cultura e valores da empresa,


Produto Engenharia e Customer Success como pilares na RD




Product Ops está na intersecção entre todas.Visando a melhor sinergia entre as três principais áreas da empresa, facilitando a conexão entre elas. Assim melhorando a performance dos times internos, ou seja, melhor e mais rápida comunicação, menos gap de tempo, mais rápido e fácil chega às informações, nas mãos de quem está à frente da estratégia da empresa.






Os pilares estarão divididos em duas frentes: INSIGHTS e PRODUTIVIDADE


No pilar de INSIGHTS estão envolvidos toda a análise de dados, onde será realizada a captação dos dados qualitativos e quantitativos do produto, para permitir que todas as áreas aproveitem o máximo de todas as análises. Para ser concretizado melhor condução do planejamento estratégico, fazendo o melhor gerenciamento de budget/recursos e etc.




Já a frente de Produtividade estão envolvidos a parte de processos, tentando criar mais consistência no processamento, de mais e melhores documentações, para que todos consigam estar constantemente aprendendo mais sobre o produto, fazendo com que ajude no final do dia, a ser mais eficiente e produtivo, a ser mais Lean.

Para se ter uma melhor efetividade, eles devem estar alinhados com as ferramentas que é outro ponto muito importante, pois são eles que auxiliam no processo automatizando fazendo a coleta de dados.

Além desses pontos, a parte de capacitação é o ponto chave da produtividade. E para alcançá-la, estamos estudando formas de capacitar pessoas que já trabalham na RD, criando oportunidades para que seja possível a rotação de profissionais de áreas correlatas para a ocupação de cadeiras de Product Ops na organização.


E na Delivery Much como foi?

Flávio Oliveira depois de ter atuado muito tempo como stakeholder migrou para a área de produto, contando com a nossa comunidade, que o auxiliou abrindo os horizontes para que ele tenha êxito em tocar essa nova área na empresa.

Foram realizados três passo iniciais, o primeiro foi o mapeamento da área de tecnologia, entendendo como estava a estrutura, e quais eram os principais produtos, quem eram os stakeholders, pois ele havia chegado há pouco tempo na empresa e precisava entender melhor a estrutura do produto.

Segundo passo, ele fez uma imersão exaustiva de mais de trinta horas de entrevistas, com áreas de tech, principais stakeholders, onde ele teve uma visão geral de todas as áreas da empresa. E finalmente, seguindo para a definição dos pilares de Product Ops, olhando para os diagnósticos, escolher onde iria endereçar os esforços, definindo quais os principais objetivos abrindo possibilidades e oportunidades para atacar.


E quais foram os pilares priorizados?


Suporte Tech

Criamos uma área que ficará responsável por atender as demandas, gerando dados para as tribos.


Ferramentas

Unificamos ferramentas, integramos com a área de suporte e gerenciamos os acessos


Processo Seletivo e onboarding

Envolvemos os pares no processo de seleção e definimos um cronograma de onboarding para os novos "Muchers"


Treinamento

Analisamos skills do time, definimos treinamentos com o foco no desenvolvimento através da troca de conhecimento


Quais as ações foram realizadas?

Como sabemos a todo tempo surgem novas necessidades e novas dores, mesmo definindo os quatro novos pilares sempre temos que ficar revendo todos os pontos e melhorando cada vez mais. Então Flávio abordou cada área da seguinte formas:


Na área de Suporte Tech

O Time do produto parava mais de uma hora para tratar tickets, bugs, problemas entre outros. Isso impactava nas entregas e no desenvolvimento do produto. Esse foi o primeiro ponto para atuar, olhar para dentro de casa, contratar uma pessoa de relacionamento, para tocar a área de suporte técnico, atendendo e centralizando toda a demanda e também gerando dados para a equipe conseguir desempenhar melhorias de sistema e de produto.


Na área de Ferramentas

Identificamos tribos trabalhando com ferramentas diferentes, algumas obtinham e geriam dados melhores que as outras, então padronizamos ferramentas internas, fazendo o gerenciamento de acessos para identificarmos a sua movimentação, para que as informações não saíssem da companhia.

Na área de Processo Seletivo e Onboarding

Foi envolvido o pessoal do RH, para estruturar o processo de seleção bem definido, diante da necessidade de colocar alguém do time de tech. No meio do processo para saber se as pessoas que estariam sendo contratadas, teriam os requisitos mínimos para entrada na companhia. Recebiam as pessoas, e as levavam para passar por todas as tribos para terem visão completa do que está sendo desenvolvido pela companhia.


Na área de Treinamento

A ação tomada, foi de desenvolver as pessoas e retê-las na organização, pois a rotatividade é muito grande na área de tecnologia, decidimos que era preciso olhar para isso, criando um ambiente que fosse bom para trabalhar dentro da delivery much. Foi feito e ainda está sendo desenvolvido uma análise de skills de todas as pessoas. Identificamos quais eram os pontos de melhoria que a equipe como um todo precisa desenvolver e definindo os temas principais a serem abordados. Através de treinamentos e troca de conhecimento interno dentro da companhia, onde as pessoas de skill mais elevadas, compartilham seus conhecimentos com os de menor skills, podendo se observar que, quem ensina evolui mais e quem aprende cresce profissionalmente.

Ambos evidenciaram como é tudo muito novo nesta área, trazendo dificuldade até para profissionais de bagagem do mercado, na estruturação desta nova empreitada dentro das empresas.

Um ponto a ser frisado é da premissa fundamental que OPS É FACILITADORA, NÃO EXECUTORA onde Product Ops eventualmente facilita para que a própria companhia possa executar suas iniciativas com autonomia e eficiência.


Quer compartilhar conhecimento, agregar networking nesta nova área que está em ascensão!? participe da nossa comunidade no Slack: Comunidade ProdOps Brasil.


Artigo escrito por Mighuel Rodrigues, Gerente de Projetos na Betach.

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