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Gestão de Mudanças aplicada a Product Operations




Gestão de mudanças tem sido um tema muito discutido em diversas comunidades nos últimos anos e, visto que é uma disciplina de grande importância para implementação de Produtos, não poderia deixar de ser abordado pela comunidade de Product Operations Brasil. No mês de Julho de 2022, a comunidade organizou um encontro, facilitado por Giuliano Banderali, para discutir sobre o papel da gestão de mudanças na função de Product Operations.



Mas espera, o que é gestão de mudanças?

Gestão de mudanças pode ser entendida como “transformar momentos desafiadores em oportunidades de inovação e crescimento para toda a organização”, como apresentado por Guiliano. O conceito parte do entendimento de que cada vez mais a nossa realidade, seja ela dentro ou fora da empresas, está sujeita a mudanças abruptas (o famoso Mundo V.U.C.A.), e da necessidade de nos adaptarmos, e planejarmos, a estas de modo estruturado.


Embora já seja discutida há mais de duas décadas, a disciplina ganhou grande visibilidade quando começou a ser aplicada no contexto de organizações de tecnologia, afim de preparar pessoas para mudanças no contexto em que trabalhavam - inovações, implementações de novos sistemas, novos comportamentos, fusões empresariais e, até mesmo, demissões.



Imagem - o modelo de Tuckman, que descreve os cinco estágios do desenvolvimento de times.


Embora hajam vários modelos e frameworks, a principal forma de atuação da gestão de mudanças é ter uma abordagem estruturada perante os estágios da adaptação das pessoas - principalmente perante aquele onde existem mais dúvidas, conflitos, frustrações e falhas de comunicação.


Gestão de mudanças é “transformar momentos desafiadores em oportunidades de inovação e crescimento para toda a organização.”

O modelo de Tuckman, demonstrado na imagem acima, é um exemplo de modelo que mostra uma curva de satisfação das pessoas perante um período de adaptação a uma mudança - neste caso, a formação de uma equipe - que tende a passar por uma “barriga” negativa, que, caso bem gerida, se torna positiva com o tempo.

Outros exemplos de abordagens e frameworks são:


  • 7-s da McKinsey & Company

  • Prosci ADKAR©

  • Modelo de Gestão de Mudanças de Lewin

  • 8 passos de Kotter


Existe vários outros e provavelmente veremos o surgimento de modelos que se inspirem em metodologias ágeis, como o Lean Change Management.


Imagem - O Mural Board utilizado para a facilitação de gestão de Mudanças aplicada ao contexto de Product Operations.



Qual a relação disso com Product Operations?


Como colocado por um dos participantes, “em tudo”! Product Operations visa trabalhar com as equipes de Produto para escalar boas práticas e qualidade, sejam estas em função de boas práticas ou até mesmo na implementação de novas ferramentas - a gestão de mudanças é muito útil, senão necessária, para viabilizar o trabalho de um “Product Operations Person”.

Um exemplo de possibilidade de atuação junto a Product Operations levantando por um dos participantes foi a implementação de uma cultura centrada no usuário na empresa, tornando a organização mais assertiva em resolver problemas que contribuam diretamente para responder a necessidades de clientes (internos e externos). Outro, foi o desenhar um novo processo, na qual será necessária a parte de adaptação das pessoas.


Durante o encontro, listamos três cases:

  1. A criação da área de Product Operations na empresa, num contexto onde, apesar dos profissionais já trabalharem em tribos, não existe o comportamento de olhar para o feedback de suas empresas e impactos nos indicadores.

  2. A criação de uma reunião mensal para a troca de boas práticas entre diferentes unidades de negócios. Cada time tem um processo criado de acordo com a decisão da liderança da unidade, sem que haja uma padronização ou troca destes.

  3. Utilização da disciplina de service design no desenvolvimento de novos produtos, numa ferrovia. As soluções propostas por engenheiros desta empresa eram muito voltadas às máquinas, não levando em conta quem utilizava as mesmas e as dificuldades enfrentadas durante a operação.

A gestão de mudanças é muito útil, senão necessária, para viabilizar o trabalho de um “Product Operations Person”.

Pra deixar o “caldo um pouco mais grosso”, utilizamos um desses cases para explorar um pouco mais o que significa, na prática, o trabalho de gestão de mudanças aplicado ao contexto de Product Operations - através de uma votação, escolhemos o case 1.



Case: Criação da área de Product Operations na empresa


Como mencionado acima, um dos principais desafios que um profissional de Product Operations enfrenta é trabalhar com a implementação de sua área em um novo contexto, especialmente quando seus parceiros de negócios não compreendem muito bem como navegar por essa mudança. Também podem existir características na organização que dificultam, ou até mesmo impedem o sucesso da criação da área. Mas como saber quais são os riscos e como gerir os parceiros de negócios?


Imagem - A avaliação do contexto de uma organização perante um projeto de gestão de mudanças é muito necessária para evitar surpresas, ou até mesmo falha.



A etapa de avaliação - entendendo o contexto e seus desafios!


Guiliano apresentou a ferramenta “7 Rs”, que trata da avaliação diversos fatores no contexto organizacional, utilizada antes de iniciar a mudança com os profissionais, através de sete perguntas, possibilitando organizar o projeto. Utilizamos essa ferramenta e geramos as seguintes ideias:

  • Quem REQUISITOU a mudança? Geralmente o CPO ou CTO.

  • Qual a RAZÃO da mudança? Aumento de eficiência e eficácia de times de desenvolvimento de produtos.

  • Qual o RETORNO esperado? Mais sinergias, velocidade nas entregas, organização da área de produto.

  • Quais são os RISCOS envolvidos? Pouca aderência ao Product Operations, problemas de influência, métricas sem clareza, escassez de recursos, softwares inadequados.

  • Quais são os RECURSOS necessários? Um time com as habilidades necessárias, iniciando com uma pessoa que entenda de gestão de produtos e gestão de mudanças.

  • Quem são os RESPONSÁVEIS pela execução? Definir Sponsors, CPO, CTO, etc.

  • Qual é o RELACIONAMENTO entre essa e outras mudanças? Product Operations faz parte da transformação digital da empresa, levando em conta a formação de pensamento ágil e de produto.


Junto com isso, também fizemos um exercício de mapeamento de stakeholders, ou seja, entender como trabalhar e gerir expectativas de nossos parceiros de negócio, de acordo com interesse pela mudança e poder e influência na direção do projeto. É possível perceber pela imagem acima, por exemplo, que trabalhar de perto com o Head de Produto se faz muito necessário pelo escopo de trabalho deste e poder de decisão, enquanto que não existe uma necessidade tão grande de fazer o mesmo com o setor de Marketing, optando por monitorar o setor de maneira mais branda.


Gestão de stakeholders é uma das partes mais cruciais do trabalho de gestão de mudanças, pois estas não ocorrem sem a participação de pessoas que tem poder de decisão dentro das organizações.



Imagem - utilizarmos o framework ADKAR, da Prosci, para elaborar um plano inicial de gestão de mudanças para o case de criação de uma nova área de Product Operations.



Etapa de planejamento - utilizando o framework ADKAR

Para desenvolver o planejamento da mudança, utilizamos o framework ADKAR, desenvolvido pela empresa americana Prosci. Este é um dos modelos mais utilizados globalmente, e é um acrônimo que significa:

  • A - Awareness, ou Percepção da necessidade de mudança. As pessoas apenas mudam quando elas entendem o valor e motivo pelo qual a organização precisa passar por isso.

  • D - Desire, ou Desejo de participar e suportar a mudança. O engajamento dos profissionais apenas acontece quando estes entendem o que podem ganhar com isso, a um nível individual e coletivo.

  • K - Knowledge, ou Conhecimento necessário para mudar. Nem sempre temos as habilidades necessárias para nos adaptar, logo é necessário aprender e desenvolver este.

  • A - Ability, ou Habilidade para implementar o conhecimento e comportamentos necessários. Aprender novas habilidades também requerem oportunidades para o aprimoramento e perícia nestas.

  • R - Reinforcement, ou Reforço para sustentar a mudança. Gerar incentivos para que as pessoas não esqueçam ou a mudança não perca tração.


No caso deste case, o que elaboramos em colaboração foi:


Awareness

  • Criar um comitê de mudança;

  • Promover conversas e apresentações sobre o assunto;

  • Desenvolver um Plano de comunicação.

Desire

  • Estudo etnográfico para entender as necessidades e motivações dos profissionais;

  • Pilotos com pequenos grupos

  • Conversas 1 a 1 para entender motivações pessoais

Knowledge

  • Cursos

  • Cafés como uma forma descontraída de apresentar treinamentos e conteúdos

Ability

  • Projetos pilotos

  • Alocação de profissionais em oportunidades de refinamento de habilidade

Reinforcement

  • Cerimônias para consolidar a mudança;

  • Plano de crescimento e carreira conectada com a mudança

  • Celebrações visíveis



Imagem - Possíveis ações baseadas em níveis hierárquico da organização


Posteriormente, fizemos um outro exercício em dividir algumas dessas ações em níveis hierárquicos da empresa. Trabalhar com o nível operacional da empresa, por exemplo, requer mais mais voltado a construção do propósito, treinamentos e compreensão etnográfica do que motiva os profissionais a suportarem a mudança.


Por outro lado, pessoas do nível executivo precisam entender qual é a responsabilidade deles no processo de gestão de mudanças, ajudando com o suporte e gestão de expectativas de seus parceiros e liderados. Sendo assim, ações como eventos, cafés e comitês de mudança são exemplo de ações possíveis para esse nível hierárquico.


Conclusão


Gestão de mudanças, por si só, é uma área gigantesca e demanda muito estudo, porém algumas ferramentas são facilmente aplicadas e compartilháveis entre os profissionais de Product Operations. É importante lembrar que este é um trabalho desenvolvido com toda a organização, incluindo os líderes e stakeholders no planejamento do mesmo.


E você? Tem algum “causo” bom para nos contar? Conte pra gente lá no nosso Slack e aproveite para participar de nosso próximo encontro no dia 18 de Agosto!


>>>>> Para assistir à gravação na íntegra, acesse o link do Zoom, com a senha E!G7m2^d

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1件のコメント


不明なメンバー
2022年8月11日

Excelente artigo. Traduziu todo o encontro e colocou mais uma camada de conhecimento em cima. Parabéns Brunão

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